14.01.2003

Stanislava Kalacun, Finance, 14.1.2003:

Pred kadrovanjem naredite analizo delovnega mesta

Skrbno določena znanja, veščine in vedenjske lastnosti, potrebne za posamezno delovno mesto, so prvi pogoj za učinkovito izbiro kadrov

Zelo težko boste zaposlili pravega človeka, če sploh ne veste, kakšnega potrebujete, opozarjajo kadrovski strokovnjaki. Da zaposlitev novega sodelavca ne bi bila prepuščena srečnemu naključju, je treba opraviti analizo dela oziroma določiti kritične zahteve, s katerimi se bo moral novi sodelavec srečati na konkretnem delovnem mestu, ter na podlagi tega oblikovati profil delovnega mesta, ki vsebuje ključna znanja, veščine in vedenjske lastnosti, ki so nepogrešljivi za uspešno opravljanje dela.

Kadrovska strokovnjaka Radovan Kragelj in Milena Pervanje opozarjata, da vse preveč kadrovskih oglasov v slogu "iščemo visokošolskega strokovnjaka družboslovne smeri s pozitivnim odnosom do dela" govori o tem, da se podjetja iskanja novih kadrov lotevajo površno, pri čemer mala in srednja podjetja niso nobena izjema.

"Superman" namesto tajnice

Ni nujno, da profil delovnega mesta vsebuje prav vse značilnosti, za katere smo s poprejšnjo analizo dela ugotovili, da bi bile zaželene na posameznem delovnem mestu, saj se nam lahko zgodi, da namesto tajnice iščemo "supermana". Vsekakor pa moramo vedeti, katere so tiste kritične lastnosti, znanja, veščine, brez katerih oseba ne more uspešno opravljati svojega dela, opozarjata kadrovska strokovnjaka Radovan Kragelj in Milena Pervanje.

Problem površnih oglasov

Kragelj in Pervanjeva dodajata, da vse preveč kadrovskih oglasov v slogu "iščemo visokošolskega strokovnjaka družboslovne smeri s pozitivnim odnosom do dela" govori o tem, da se podjetja iskanja novih kadrov lotevajo površno, pri čemer mala in srednja podjetja niso nobena izjema. Zato se jim velikokrat zgodi, da prejmejo nekaj sto vlog, a med njimi ne morejo izbrati novega sodelavca.

Poznati je treba pritiske delovnega mesta

Da bi povečali verjetnost izbire učinkovitega sodelavca oziroma pripravili profil delovnega mesta, moramo torej natančno vedeti, s kakšnimi pritiski se bo zaposleni srečeval, s kakšnimi tipi ljudi bo delal, kakšen je način vodenja oziroma upravljanja v podjetju ... Le tako bomo namreč lahko določili, kakšne osebnostne lastnosti mora imeti, kakšna znanja bo potreboval, kakšne so njegove izkušnje in podobno (v nadaljevanju prispevka Kragelj navaja primer profila delovnega mesta tajnice).

Pomembni sta učljivost in prilagodljivost

Izkušnje kadrovskih strokovnjakov na področju določanja ključnih lastnosti za uspešno opravljanje dela kažejo, da se vedno bolj poudarjajo karakterne oziroma osebnostne lastnosti zaposlenih. Te je namreč zelo težko spreminjati, medtem ko se denimo uporabe računalniškega programa za urejanje besedil lahko naučimo v nekaj tednih. V vsakem primeru pa je treba za vsako posamezno delovno mesto zelo dobro opredeliti pravo kombinacijo znanj in veščin ter karakternih oziroma osebnostnih lastnosti, opozarja Kragelj in dodaja, da predvsem mala in srednja podjetja, znana po hitri odzivnosti na spremembe v poslovnem okolju, potrebujejo predvsem učljive in prilagodljive ljudi.

Kloniranje nekdanjih sodelavcev se ne obnese

Najpogostejši napaki, ki ju pri analizi delovnega mesta in oblikovanju profilov lahko naredi podjetje, sta osredotočenje na lastnosti nekdanjega sodelavca namesto na ključne zahteve dela in navajanje napačnih ključnih zahtev. "Poskus kloniranja predhodnih sodelavcev se zelo redko obnese; pri navajanju pravih ključnih zahtev pa se morajo podjetja zavedati, da so pomembna samo znanja in sposobnosti. Izkušnje in izobrazba nam namreč le dopuščajo možnost, da nekdo morda ustreza našim zahtevam po konkretnem znanju in sposobnostih, nihče pa vam vnaprej ne more dati zagotovil, da je res tako," poudarja Kragelj.

Analiza dela kot predpriprava na sistematizacijo

Ne glede na to, ali se podjetja sama ali ob pomoči zunanjih kadrovskih strokovnjakov lotijo načrtnega, sistematičnega kadrovanja, je treba razlikovati med analizo dela in pripravo profila delovnega mesta ter sistematizacijo delovnega mesta, opozarja Kragelj. Na podlagi analize dela pripravimo profile delovnih mest, ki so temeljni kadrovski instrument in pomenijo podlago za izbiro najustreznejših kadrov, kadar pa imamo opise oziroma profile delovnih mest narejene za vsa delovna mesta v podjetju, govorimo o sistematizaciji delovnih mest, ki omogoča učinkovito izbiro kadrov, načrtovanje usposabljanja in treningov, napredovanje v skladu z znanji, izkušnjami in dosežki, notranje prerazporeditve in gradnjo ter načrtovanje posameznikove kariere.

Prednosti opredelitve profilov delovnih mest

• Omogočajo pridobivanje pravih informacij, saj v skladu s ključnimi zahtevami lahko pripravimo vsebinsko in strukturno ustrezen intervju, testni material, vprašalnike ...
• Postopek izbire kadrov postane bolj enoten, s tem je tudi medsebojna primerjava kandidatov precej bolj preprosta.
• V nadaljnjem postopku izbire imamo vse potrebne informacije o kandidatu, ki jih bomo potrebovali za končno odločitev o njegovi primernosti.
• Izognili se bomo prehitrim odločitvam. Večkrat se ena sama lastnost zdi ocenjevalcu tako pomembna, da drugih sploh ne upošteva. Brez dobro opredeljenih profilov se nam torej lahko zgodi, da na podlagi ocene ene same lastnosti zavrnemo primernega ali zaposlimo neprimernega kandidata.

Primer profila delovnega mesta za tajnico 
Prilagodljivost: Zmožna izvajati več različnih nalog hkrati, tudi kadar se njihova vsebina pogosto spreminja ali dopolnjuje. 
Administrativne sposobnosti: Članom kolektiva zagotavlja informacije o napredku in težavah. Spremlja izvajanje dodeljenih nalog ter jih spet usklajuje, če je treba. 
Sodelovanje: Dobro sodeluje z drugimi. Sodelavcem, strankam in drugim rada priskoči na pomoč, da lažje dosežejo cilje in uresničijo dodeljene naloge. 
Slovnična pismenost in natančnost: Natančno, vestno in zanesljivo piše, prepisuje ali preverja in popravlja slogovne in slovnične napake v besedilu. 
Upravljanje informacij: Informacije in podatke je zmožna organizirati tako, da jih lahko hitro najde, uporabi in razdeli posameznikom, ki jih potrebujejo. 
Iniciativnost: Aktivno poskuša vplivati na dogodke in doseči cilje, ki so v njeni pristojnosti - tudi brez strogega nadzora ali neposrednega usmerjanja nadrejenega. 
Učljivost (zmožnost pridobivanja novih znanj): Zlahka se nauči novih znanj in pridobi nove veščine ter jih zna tudi praktično uporabiti pri svojem delu. 
Motiviranost: Njeni osebni cilji se močno prekrivajo s cilji kolektiva. Doseganje ciljev in uresničevanje nalog ji pomenita osebno zadovoljstvo. 
Tipkanje (urejanje besedil): Zmožna tipkati z najmanj ________ udarci na minuto. Obvlada ___________ urejevalnik besedil. 
Delovni standardi: Ima visoke osebne standarde pri delu. Ni zadovoljna s povprečnimi dosežki.

Vir: Kragelj & Kragelj