št.1, 12.3.2003 ISSN 1581-6454, urednik:Radovan Kragelj, univ.dipl.psih.

E-časopis: Kadrovanje.com

Pozdravljeni v prvi številki e-časopisa Kadrovanje.com!

Pred nedavnim sem se odločil, da svoje izkušnje na področju kadrovanja in izbire kadrov zberem in objavim. S tem področjem se namreč ukvarjam že več kot deset let in v tem času sem nabral nič koliko izkušenj. Srečal sem veliko ljudi, ki so napotke z veseljem sprejeli in jih tudi upoštevali pri svojem delu. Srečal sem tudi takšne, od katerih sem se veliko naučil. Veliko tega znanja in praktičnih nasvetov želim deliti tudi z Vami v e-časopisu Kadrovanje.com.

V časopisu boste torej našli predvsem konkretne napotke pri delu s svojimi zaposlenimi. Kot naročniki boste prvi, ki boste izvedeli, katere so posebnosti postopka izbire kadrov, prejeli boste tudi orodja (vprašalnike, odgovorne liste in ocenjevalne pole), ki vam bodo pomagali pri delu, izvedeli boste, kateri so najuspešnejši psihološki prijemi pri vodenju in motiviranju zaposlenih, ter skrivnosti, ki jih uspešna podjetja uporabljajo za učinkovito vodenje svojih zaposlenih.

Vabim vas torej, da se na časopis naročite. Vse, kar morate storiti je, da v spodnji obrazec vpišete naslov e-pošte, kamor želite prejemati časopis.

Zdaj pa k temi prve številke:

Analiza delovnega mesta – njen pomen, ključna izhodišča in praktični primeri

Bi si upali mizarju naročiti izdelavo pohištva po meri, ne da bi prej sploh videli in izmerili prostor, kamor ga nameravate postaviti? Ali pa se s potovalno agencijo odpraviti na potovanje, ne da bi prej vsaj okvirno opredelili termin, cenovni okvir, lokacijo, način prevoza, kakovost prenočišč, ipd.?

Vprašanji se nam zdita vsaj malce nenavadni, saj so odgovori povsem jasni. Kar se nam v običajnem življenju zdi samoumevno, pa velikokrat povsem zanemarimo v organizacijskem okolju. V mnogih podjetjih je zaposlitev novega sodelavca prevečkrat prepuščena zgolj srečnemu naključju.

Pri izbiri novih sodelavcev veljajo načeloma povsem enaka pravila kot pri naročilu pohištva ali rezervaciji potovanja. Z drugimi besedami:

Zelo težko boste zaposlili pravega človeka, če sploh ne veste, kakšnega pravzaprav potrebujete.

I. Kaj je analiza dela in kaj profil delovnega mesta

Analiza dela je standardni postopek določanja ključnih zahtev, s katerimi se bo sodelavec moral soočati na konkretnem delovnem mestu. Da boste oblikovali uporabne profile delovnih mest, boste pri analizi dela nujno morali:

Določiti ključne veščine ter vedenjske in osebnostne lastnosti zaposlenih, ki pomembno vplivajo na uspeh ali neuspeh na konkretnem delovnem mestu.

Opredeliti specifično vedenje ali dejavnost, ki kaže na prisotnost ali pomanjkanje posamezne lastnosti. Zato morajo biti opredeljena na način, ki omogoča njihovo preverjanje, ocenjevanje ali merjenje.

Prilagodljivost: Pripravljen je prilagoditi načrte in vedenje skupini ali situacijam, kadar je to potrebno za uspešno izvedbo naloge. Svoje osebne interese je pripravljen podrediti interesom skupine.

Profili delovnih mest so rezultat analize dela. Ni nujno, da vsebujejo vse značilnosti, s katerimi smo se ukvarjali v prejšnji analizi. Vsebujejo pa ključna znanja, veščine in vedenjske značilnosti, ki so nepogrešljive pri sodelavcu na konkretnem delovnem mestu.

Profil delovnega mesta: Tajnica

• Prilagodljivost:
  Zmožna izvajati več različnih nalog hkrati, tudi kadar se njihova vsebina pogosto spreminja ali dopolnjuje.

• Administrativne sposobnosti:
  Članom kolektiva zagotavlja informacije o napredku in težavah. Spremlja izvajanje dodeljenih zadolžitev ter jih po potrebi usklajuje.

• Sodelovanje:
  Dobro sodeluje z drugimi ljudmi. Sodelavcem, strankam in drugim rada priskoči na pomoč, da lažje dosežejo cilje in uresničijo dodeljene naloge.

• Slovnična pismenost in natančnost:
  Natančno, vestno in zanesljivo piše, prepisuje ali preverja in popravlja slogovne in slovnične napake v besedilu.

• Upravljanje informacij:
  Informacije in podatke je zmožna organizirati tako, da jih lahko hitro najde, uporabi in razdeli posameznikom, ki jih potrebujejo.

• Iniciativnost:
  Aktivno poskuša vplivati na dogodke in doseči cilje, ki so v njeni pristojnosti – tudi brez strogega nadzora ali neposrednega usmerjanja nadrejenega.

• Učljivost (zmožnost pridobivanja novih znanj):
  Zlahka se nauči novih znanj in pridobi nove veščine, ki jih zna tudi praktično uporabiti pri svojem delu.

• Motiviranost:
  Njeni osebni cilji se v veliki meri prekrivajo s cilji kolektiva. Doseganje ciljev in izpolnjevanje zadolžitev ji pomenita osebno zadovoljstvo.

• Tipkanje (urejanje besedil):
  Zmožna tipkati z najmanj ______ udarci na minuto. Obvlada urejevalnik besedil ______ .

• Delovni standardi:
  Ima visoke osebne standarde pri delu. Ni zadovoljna s povprečnimi dosežki.

Pri zahtevnejših in odgovornejših delovnih mestih profili seveda vsebujejo bistveno več ključnih značilnosti. V vsakem primeru pa nam profili delovnih mest pomenijo osnovo za strukturiranje učinkovitega postopka selekcije.

Najpogostejše napake pri analizi delovnih mest

Najpogostejši napaki, ki ju pri analizi delovnega mesta in oblikovanju profilov lahko naredite, sta naslednji:

         1. Osredotočate se na lastnosti bivšega sodelavca, namesto na ključne zahteve dela

Tajnico, ki odhaja iz Vašega podjetja, ste zelo cenili. Na njeno mesto bi seveda radi zaposlili nekoga, ki bo delo opravljal prav tako dobro kot ona. Razmišljate o osebi, ki ji bo čim bolj podobna. Zato niste pozorni na tisto, kar je resnično pomembno – na ključne zahteve delovnega mesta. Poskus kloniranja prejšnjih sodelavcev se zelo redko obnese.

         2. Navajate napačne "ključne zahteve"

Navedbe kot npr. "petletne delovne izkušnje pri podobnih delih" ali "visokošolska izobrazba družboslovne, organizacijske ali druge ustrezne smeri" nimajo nič skupnega z dejanskimi ključnimi zahtevami dela. Za Vas so pomembna samo znanja in sposobnosti. Izkušnje in izobrazba nam le dopuščajo možnost, da nekdo morda ustreza našim zahtevam po konkretnem znanju in sposobnostih. Nihče pa vam vnaprej ne more dati nikakršnih zagotovil, da je res tako.

Kaj boste pridobili z opredelitvijo profilov delovnih mest?

• Omogočajo Vam pridobivanje pravih informacij. V skladu s ključnimi zahtevami pripravite vsebinsko in strukturno ustrezen intervju, testni material, vprašalnike, povpraševanja...
• Vaš postopek izbire kadrov bo bolj enoten, saj boste iskali enakoznačne informacije pri vseh kandidatih v postopku. Tudi medsebojna primerjava kandidatov bo zato veliko bolj preprosta.
• V nadaljnem postopku izbire boste pokrili vse pomembne informacije o kandidatu, ki jih boste potrebovali za končno odločitev o njegovi primernosti.
• Izognili se boste prehitrim odločitvam. Večkrat se ena sama lastnost zdi ocenjevalcu tako pomembna, da preostalih sploh ne upošteva. Brez dobro opredeljenih profilov se Vam lahko zgodi, da boste na podlagi ocene ene same lastnosti zavrnili primernega ali zaposlili sicer neprimernega kandidata.
• Prihranili boste čas in denar, saj se Vam ne bo treba ukvarjati z informacijami, ki nimajo ničesar skupnega z resničnimi zahtevami delovnega mesta.

Ali potrebujete pomoč?

Na voljo imamo celovito knjižnico ključnih zahtev dela, tako za administrativne, strokovne in vodstvene profile. Svetujemo Vam lahko tako pri postopku analize delovnega mesta kot tudi pri strukturiranju in vsebini profilov delovnih mest.

Če potrebujete pomoč pri opredeljevanju delovnih mest, me pokličite na (01) 43 01 787 ali mi pišite na radovan.kragelj@kadrovanje.com, in z veseljem vam bom pomagal.

NASLEDNJIČ: Kako oblikujemo učinkovite opise delovnih mest in čemu so sploh namenjeni

Lepo Vas pozdravljam,
Radovan Kragelj