št.4, 15.7. 2003, ISSN 1581-6454, urednik:Radovan Kragelj, univ.dipl.psih.

E-časopis: Kadrovanje.com

Pozdravljeni!

V prejšnjih dveh temah smo določili opis delovnega mesta in njegove bistvene zahteve. Oblikovali smo tudi objavo oz. razpis, ki bo v medijih pritegnil čimveč potencialnih kandidatov. Rezultat tega je večje ali manjše število prošenj, prijav oz. vlog, ki nam jih pošljejo kandidati v presojo.

Pri analizi prošenj ali vlog pa boste prej ali slej naleteli na težavo. Vloge se bodo po obliki, vsebini in namenu silno razlikovale. Nekatere so zelo izčrpne, druge vam ne povedo skoraj nič. Ene so urejene in pregledne, druge spet brez repa in glave. In še bi lahko naštevali.

Da bi ustreznost posameznih kandidatov že v predselekcijskih fazah čimbolj učinkovito vrednotili, jih moramo vse meriti z enakim merilom. To pomeni, da moramo pri vseh kandidatih primerjati enakoznačne podatke. Zato potrebujemo pripomoček, ki nam bo takšne informacije tudi zagotovil.

V nadaljevanju si oglejmo, kako pripraviti ta pripomoček. Ker je kar nekaj stvari, na katere morate biti pozorni pri sestavljanju takega pripomočka, smo jih razdelili na dvanajst sklopov.

Kako oblikujemo kadrovski vprašalnik in
katere informacije z njim pridobivamo (1. del)

Kandidatom, ki ste jih na podlagi njihovih prijav, vlog, življenjepisov uvrstili v naslednji selekcijski krog, pošljite še podrobnejši kadrovski vprašalnik. Z njim boste zbrali manjkajoče informacije, ki jih v vlogi niso navedli. Takšen vprašalnik priložite vabilu na psihološki preizkus ali razgovor.

Prednost takšnega vprašalnika je njegova standardiziranost. Ker vsi kandidati navajajo enoznačne podatke v enaki obliki, boste lahko bistveno hitreje in učinkoviteje primerjali karakteristike posameznih kandidatov med seboj. Informacije, zbrane s tem vprašalnikom, vam bodo bistveno olajšale strukturiranje kasnejšega selekcijskega postopka. 

Dober kadrovski vprašalnik naj bi vseboval naslednje sklope:

1. Osnovni podatki o kandidatu

Jasno je, da morate o kandidatu pridobiti nekaj osnovnih informacij. Za potrebe prvih stopenj selekcije pa povsem zadoščajo naslednji podatki:

Razni nepotrebni podatki (EMŠO, ime očeta / zakonca, št. otrok, veroizpoved, velikost stanovanja …) ne spadajo v kadrovski vprašalnik, saj z njimi nimate kaj početi. Dokazujejo samo, da podatke zbirate zaradi postopka, ne pa zaradi vsebine. Poleg tega pa je odločanje na podlagi takšnih podatkov etično sporno ali celo kaznivo.

2. Delovna zgodovina    

V tem delu kandidate prosite, naj podajo kronološki pregled vseh dosedanjih zaposlitev od prve do zadnje; organizacije, kjer so bili zaposleni; konkretne zadolžitve na posameznih delovnih mestih; trajanje vsake od njih …

Kaj nam povedo te informacije? Iz delovne zgodovine dobimo prvi vtis o delovni dobi, izkušnjah, naraščajoči odgovornosti, napredovanju. Vidimo, ali je kandidat zelo pogosto menjal zaposlitve; ali so med posameznimi zaposlitvami obdobja nezaposlenosti oz. neopredeljene zaposlitve … Vse to moramo v kasnejšem postopku namreč natančno raziskati.

V zgornjem primeru je razvidno, da je kandidat zelo pogosto menjaval zaposlitve. To lahko pomeni, da tudi pri nas ne bo vztrajal prav dolgo. Seveda morate razloge za menjavo raziskati v naslednjem delu. Razvidno je tudi, da je doslej ostajal vedno na istem delovnem mestu – da ni napredoval oz. sprejemal nalog z naraščajočo odgovornostjo. Opazimo še nekaj. V obdobju 1988–2000 ne navaja nikakršne zaposlitve. Tudi te manjkajoče podatke moramo pridobiti v nadaljnjih postopkih oz. razgovorih.

 Navodilo oziroma vprašanje pri tej postavki se lahko glasi takole:

»Navedite vse svoje dosedanje zaposlitve od prve do zadnje, zadolžitve oz. naloge na posameznih delovnih mestih ter trajanje vsake od njih (če ste zamenjali več kot pet zaposlitev, navedite samo zadnjih pet).«

3. Razlogi za menjavo trenutne zaposlitve

Razlogi za menjavo zaposlitve vam lahko precej povedo o kandidatu. Bodite pozorni na preveč splošne odgovore (želja po novih izzivih, osebni razlogi …). Takšne razloge običajno navajajo kandidati, ki nimajo povsem jasne slike o svojih nadaljnjih ciljih, oz. tisti, ki želijo le pobegniti iz obstoječega delovnega okolja. Motivacija je pri takšnih razlogih lahko vprašljiva. Prej omenjene splošne odgovore je v nadaljnjem postopku treba konkretno opredeliti. Kandidat namreč utegne iz enakih razlogov zapustiti tudi vašo organizacijo, če si bo po nekaj mesecih spet zaželel novih izzivov ali če bo imel za to “osebne razloge”.

Navodilo oziroma vprašanje pri tej postavki se lahko glasi takole:

»Navedite glavne, konkretne in specifične razloge, zaradi katerih želite zamenjati dosedanjo zaposlitev.«

4. Dosedanje izobraževanje in usposabljanje

Kandidat naj tukaj navede tečaje, seminarje, delavnice, prakso, specializacije, funkcionalno usposabljanje, ki se jih je udeležil v npr. zadnjih treh letih.

Ta podatek vam pove, koliko sta kandidat oz. njegova organizacija vlagala v njegovo usposabljanje; katera znanja ima; kako je obnavljal svoje znanje, v katerem strokovnem segmentu je še posebno dober.

Navodilo oziroma vprašanje pri tej postavki se lahko glasi takole:

»Navedite vsebino in trajanje dodatnega izobraževanja oz. funkcionalnega usposabljanja s svojega strokovnega področja (tečaji, seminarji, delavnice, specializacije ...) v zadnjih treh letih.«

5. Računalniška znanja in znanja jezikov

Tu je treba opredeliti tako vsebino (kateri jeziki in programi) kot tudi stopnjo obvladovanja:

• s ceritfikatom, aktivno, pogovorno, pasivno …(pri jezikih) ali
• odlično, dobro, slabše … (pri računalniških znanjih).

Stopnjo obvladovanja je kasneje treba natančneje preveriti, saj nemalo kandidatov svoje znanje nekoliko precenjuje.

Zgodi pa se Vam lahko še nekaj. Kandidat morda dejansko ima potrdilo o aktivnem znanju jezika, vendar pa ga ni uporabljal že 20 let. V vprašalniku bo seveda stopnjo obvladanja označil kot “Aktivno s potrdilom”. Zato je veliko bolje, če kandidata vprašate po njegovem dejanskem znanju računalništva / jezikov v tem trenutku. Npr.:

Navodilo oziroma vprašanje pri tej postavki se lahko glasi takole:

»Kako bi računalniški strokovnjaki oziroma jezikovna šola ocenili Vaše poznavanje naslednjih računalniških programov oziroma jezikov, če bi v tem trenutku preizkusili Vaše znanje?«

To je prvih pet sklopov, ki so sestavni del dobrega kadrovskega vprašalnika. Ostalih sedem bomo podrobneje obravnavali v naslednji številki mesečnika.

NASLEDNJIČ: Kako oblikujemo kadrovski vprašalnik in katere informacije z njim pridobivamo (2. del)

Do takrat vas lepo pozdravljam,
Radovan Kragelj