Prijava na e-časopis Kadrovanje.com

Naročite se na brezplačni e-časopis Kadrovanje.com!

Prijava»

Arhiv»

 
 
 

Želite prejemati e-obvestila o delavnicah?

Naročite se na e-obvestila o delavnicah!

Več »

 
 
 

Zakaj podjetje Kragelj & Kragelj?

 

  • Že več kot 20 let izkušenj – čez 15.000 izvedenih postopkov za najzahtevnejša delovna mesta.

 

  • Časovna učinkovitost – rezultati v nujnih primerih že v nekaj urah!

 

  • Individualen pristop – vsak postopek je povsem prilagojen posameznemu podjetju.

 

  • Poglobljena selekcija in izbor kadrov – nudimo različne pakete storitev, poiščite si tisto, ki najbolj ustreza potrebam vašega podjetja!

 

  • Strokovnost - močna strokovna podlaga nam omogoča, da smo kos tudi težavnejšim situacijam v katerih se znajdejo timi, oddelki, podjetja.

Več »

 
 
 

Kontakt:

T: 01 430 17 87
F: 01 200 81 99


M: 041 719 475
M: 041 360 069

info@kadrovanje.com

 
 
 

št.2, 25.4.2003, ISSN 1581-6454, urednik:Radovan Kragelj, univ.dipl.psih.

E-časopis: Kadrovanje.com

 

Kako oblikujemo učinkovite opise delovnih mest in čemu so sploh namenjeni

 

Pozdravljeni!

V številnih podjetjih sem imel priložnost videti t. i. opise delovnih mest, pri katerih sem se upravičeno spraševal, kaj je njihov dejanski namen. Najbolj zanimivo je bilo, da mi marsikje niti najbolj odgovorni niso znali konkretno odgovoriti na to vprašanje. Najpogostejši odgovor, ki sem ga dobil, je bil, da opise pač imajo, ker to zahtevajo predpisi.

Ker so torej opisi delovnih mest v večini podjetij sami sebi namen, tudi ne preseneča dejstvo, da med opisom dela računovodje in izvršnega direktorja za področje informacijske tehnologije ne najdemo kakšnih bistvenih razlik.

Ustrezni opisi delovnih mest so temeljni kadrovski instrument. So podlaga za izbor najustreznejših kadrov. im bolj natan ni in konkretni so, tem bolj zanesljivo lahko izberemo ljudi, ki bodo dolo eno delo kar naju inkoviteje opravljali, saj imamo natan no opredeljene zahteve, ki jim morajo kandidati ustrezati. Kadar imamo takšne opise narejene za vsa delovna mesta v organizaciji, govorimo o sistemizaciji delovnih mest.

Dobra sistemizacija nam torej omogo a u inkovito selekcijo kadrov; načrtovanje usposabljanja in treningov; napredovanja v skladu z znanji, izkušnjami in dosežki; notranje prerazporeditve; izgradnjo in načrtovanje posameznikove kariere ipd.

Primer je prikazan spodaj:

 


Organizacijski okvir

Tukaj opredelimo delovno mesto, njegovo umestitev v organizacijsko struturo, linije odgovornosti in napredovanja. 

Naziv delovnega mesta: Višji knjigovodja

Organizacijska enota: Finančno-računovodski sektor / Oddelek računovodstva

Delovni čas: Redni (8 ur)

Odgovoren (komu): Vodji oddelka računovodstva

Odgovoren (za koga): Ni neposredne odgovornosti

Linije napredovanja: Samostojni knjigovodja

 

Naloge, zadolžitve in odgovornosti

1. Stalne (redne) naloge

Tukaj morate natančno opredeliti stalne/redne naloge in zadolžitve na tem delovnem mestu. To so naloge, ki se pojavljajo v rednih časovnih intervalih (vsak dan; vsak teden dvakrat; vsak mesec 5 dni). Iz opredelitev mora biti jasno razvidno, kaj natančno izvajate, kako izvedba poteka (s kakšnimi pripomočki, metodami, postopki) ter kakšen je končni cilj teh dejavnosti (kadar to iz opisa ni razvidno samo po sebi).

V navedbah bodite kratki in usmerjeni v bistvo. Ne navajajte prav vseh podrobnosti (lepljenje kuvert, vklop računalnika, podpisovanje dopisa).

Vsak opis naloge oz. zadolžitve začnite z akcijskim opisom v sedanjem času (izračunava, preverja, zbira, določa, izvaja, načrtuje, programira, analizira...).

  • Namesto "kontni plan" oz. "šifranti", uporabite raje "izdeluje kontni plan" oz. "ažurira šifrante".

Bodite konkretni in specifični. Natančno, enoznačno opredelite dejavnost. Izogibajte se preveč splošnim in preširokim opisom (kot npr. upravlja, strukturira, konceptualizira).

  • Namesto "skrbi za pošto", torej raje uporabite "sortira pošto" ali "razpošilja pošto".
  • Namesto "ukvarja se z analizami", uporabite raje "analizira" ali "izračunava".

Pri opredelitvah nalog (kaj) se izogibajte sestavljenim opisom (besedici "in"), razen kjer gre za smiselno povezan sklop dejavnosti.

"Načrtuje prodajne strategije in rešuje reklamacije" sta dve različni zadolžitvi in morata biti opredeljeni ločeno.

Naloge navajajte v hierarhičem zaporedju glede na čas, ki ga izvajanje naloge zahteva od zaposlenega. 

  • Obračunava plače in nadomestila (60 % delovnemga časa)
  • Vodi evidence osnovnih sredstev in drobnega inventarja ter obračunava amortizacijo in realizacijo (15 % delovnemga časa)
  • Vodi blagajno (dvig in polog gotovine, vplačila in izplačila sredstev) (10 % delovnemga časa)
  • Izplačuje stroške v zvezi z delom (potni nalogi, dnevnice) (10 % delovnemga časa)
  • Obračunava amortizacijo (5 % delovnemga časa)


2. Občasne naloge

Tu morate opredeliti preostale naloge in zadolžitve, ki se na tem delovnem mestu pojavljajo občasno oz. v nerednih časovnih obdobjih. Sicer pa za to točko veljajo enaka določila kot za prejšnjo.

 

3. Ključne napake pri delu

Katere so ključne napake, ki se jim mora zaposleni izogibati na tem delovnem mestu? Kako vplivajo na končni rezultat oz. uspešnost dela? Kakšne posledice imajo za enoto? Kako je napake mogoče odpraviti ali preprečiti?

Nepravilno oz. nepravočasno izplačilo zapadlih obveznosti, kar povzroča nepotrebne zamudne obresti. Napaka ob čutno vpliva na rezultate dela, lahko povzroči precejšnjo škodo organizaciji in jo je težje odpraviti.


Kvalifikacije

1. Zahtevana izobrazba

V tem poglavju opredelite stopnjo izobrazbe, ki je nujno potrebna za u inkovito izvajanje nalog. Izobrazba sama po sebi ni nujno povezana z delovno uspešnostjo. Veliko nalog, za katere danes zahtevamo visokošolsko izobrazbo, povsem suvereno lahko opravijo srednješolci. Vloga formalne izobrazbe je danes večkrat močno precenjena.

Mag. poslovnih ved / Univ. dipl. ing. elektrotehnike / Ekonomist / Ekonomski tehnik...

2. Zahtevane delovne izkušnje

Tukaj morate opredeliti predvsem izkušnje na specifičnem področju dela v dosedanji skupni delovni dobi.

Torej ne "5 let izkušenj", ampak "5 let izkušenj na zahtevnih nalogah razvijanja rešitev s področja umetne inteligence".

 

3. Tuji jeziki

Poleg jezika morate navesti tudi zahtevano stopnjo znanja (pasivno, pogovorno, tekoče, aktivno, aktivno s certifikatom...)

4. Računalniška znanja

Pri navedbi morate biti im bolj konkretni. Namesto "MS Office" ali "obvladovanje ra unalnika", navedimo konkretne programe (Word, Excel, Access....)
Tudi tu opredelite zahtevano stopnjo znanja (osnovno, dobro, podrobno...). Seveda morate pri vsakem opisu stopnje tudi natan no vedeti, kaj vsebinsko pomeni.

5. Daljše oblike usposabljanja

Ta to ka je namenjena znanjem, ki so pridobljena s formalnimi oblikami izobraževanja (specializacija, verificirani seminarji...). Delavec zanje obi čajno pridobi tudi ustrezno spričevalo, diplomo ali licenco (pravosodni izpit, licenca za nošenje orožja, izpit za zapriseženega cenilca).

Sposobnosti, osebnostne lastnosti in karakteristike

Tukaj opredelite lastnosti, ki bi jih moral zaposleni imeti, da bi se lahko čim uspešneje soočal z zahtevami in načinom dela, okoljem, tipom strank, medosebnimi odnosi, načinom sodelovanja, stilom vodenja, pritiski...

V tem poglavju seveda nima smisla navajati zahtev, ki jih ne morete niti meriti niti ugotavljati. Prav tako ni umestno zahtevati lastnosti, ki se šele razvijejo v danem okolju in niso brezpogojno vnaprej določene ali prisotne (npr. motiviranost, pripadnost). Tudi preve  splošne zahteve Vam ne bodo v nikakršno pomoč (npr. "celovita osebnost" ali "pozitiven odnos do dela").

Bodite konkretni, navajajte tisto, kar lahko vsaj do dolo ene mere objektivno ocenite (psihološki preizkusi, razgovori, objektivna merila, rezultati dela...). Seveda morate tudi stopnjo izraženosti posamezne sposobnosti ali osebnostne lastnosti enoznačno določiti.

Primer:

Sposobnost logičnega razmišljanja: Pomembna

Koncentracija / pozornost na podrobnosti: Zelo pomembna

Samostojnost in neodvisnost: Koristna

Premišljenost, preudarnost: Ključna

Odpornost na strese in pritiske: Koristna

 

Dodatna določila in zahteve

Tukaj opredelite preostale, manj pogoste zahteve delovnega mesta kot tudi posebne obremenitve, ki jih delovno mesto zahteva (vid, sluh, videz, telesna mo , reakcijski čas, časovni pritiski, delo brez dnevne svetlobe...).


Vodstvene naloge in funkcije

To poglavje je namenjeno predvsem vodstvenim in vodilnim delovnim mestom. V njem opredelite, za kaj vse je vodja na svojem delovnem mestu odgovoren in o čem lahko samostojno odloča. Ti podatki so nepogrešljivi predvsem pri prevzemanju zahtevnejših nalog ali napredovanju na hierarhi no višje položaje. 

NE          Sprejemanje novih sodelavcev 

NE          Odpuščanje zaposlenih

NE          Ocenjevanje delovne uspešnosti

DA          Nagrajevanje

NE          Napredovanje

DA          Izobraževanje zaposlenih v domovini

NE          Izobraževanje zaposlenih v tujini

DA          Obravnavanje in reševanje konfliktov

NE          Uporaba finančnih sredstev do višine ___________________

DA          Odobravanje in razporejanje dopustov in odsotnosti

DA          Odobravanje in razporejanje službenih poti

 
Sklepna beseda:

Izdelava sistemizacije ni preprost, še manj pa kratkotrajen podvig. V tem sestavku smo zajeli samo nekatera bistvena izhodišča, ki so Vam lahko v pomoč, nikakor pa ne morejo biti uniformen model ali recept, ki bi veljal za vsakogar in povsod.

Sistemizacijo lahko izdelate tudi le za osnovne grupacije delovnih mest (generi ni model). Opisi delovnih mest se za vodilne kadre seveda lahko precej razlikujejo od opisov za strokovna delovna mesta. Danes že govorimo o modelu kompetenc, ki naj bi nadomestil klasične opise del. O njem bomo govorili v eni od naslednjih številk.

Pristop k izdelavi sistemizacije morate seveda prilagajati konkretnim situacijam, potrebam in namenom. Velja pa nekaj! Sistemizacije ne naredite enkrat za vselej. Vsebina se vztrajno spreminja, dograjuje, razvija, tako kot se spreminjajo zahteve in pristopi k delu. Zato je nikakor ne smete sprejemati kot normativni, splošni akt, ampak kot delovni pripomoček, orodje, ki ga morate nenehno optimizirati za čim večjo učinkovitost.

Želim Vam veliko uspeha pri delu! 

NASLEDNJIČ: Kako oblikujemo učinkovito objavo ali razpis za prosto delovno mesto

Lepo Vas pozdravljam,

Radovan Kragelj

 
 
 
STRINJAM SE

Spletna stran uporablja piškotke za boljše delovanje

Z brskanjem po naši spletni strani se strinjate, da lahko uporabljamo piškotke, ki so namenjeni vaši boljši uporabniški izkušnji na naši spletni strani. Za lastne potrebe analitike uporabljamo Google Analytics, ki v ta namen namesti piškotke (izbriši GA piškotke). Več o piškotkih.