št. 7,12.12.2003, ISSN 1581-6454, urednik:Radovan Kragelj, univ.dipl.psih.

E-časopis: Kadrovanje.com

Lepo pozdravljeni!

V prejšnji številki mesečnika smo si okvirno ogledali namen in vrste psiholoških testov. Intervju pa je v primerjavi s psihološkimi testi orodje, ki ga lahko uporabljate tudi sami.

 Vodenje in vrednotenje selekcijskega intervjuja

V primerjavi s psiholškimi testi je intervju sam po sebi bistveno bolj subjektiven.

Ocene kandidatov so pri njem veliko bolj odvisne od ocenjevalcev in njihovih razlag kot pri psiholoških testih. Temu se seveda lahko izognemo z načrtnim in sistematičnim pristopom, ter tako močno prispevamo k objektivnosti ocen.

Rezultati dobro vodenega intervjuja, ki ga vodi izkušen izpraševalec, se ne bi smeli občutno razlikovati od osnovnih ugotovitev, pridobljenih z osebnostnimi vprašalniki.

V naslednjih nekaj številkah bomo intervjuju namenili precej pozornosti. V treh ali štirih sklopih si bomo ogledali naslednje teme:

 Temeljne predpostavke intervjuja

Prenekateri, predvsem neizkušeni, izpraševalci so med pogovorom malce zmedeni. Ne vodijo ga v skladu z načrtom, in zato svojega časa ne izkoristijo dovolj učinkovito. Mnogi govorijo preveč in mnogi si prehitro ustvarijo mnenje samo na podlagi površnih vtisov. 

Dober intervju mora biti načrtovan in sistematično voden

To pomeni, da moramo delovno zgodovino pri kandidatu raziskati kronološko – od njegove prve do sedanje zaposlitve. Enako velja za njegovo šolanje in izobraževanje – najprej srednja šola, potem fakulteta in nazadnje morebitno podiplomsko izobraževanje.

Kandidat mora v procesu intervjuja govoriti 85 % časa

Izpraševalec ga samo usmerja z vprašanji in komentarji. S tehnikami, ki jih bomo razložili v nadaljevanju, zagotovimo spontanost pogovora in skladno s tem oblikujemo jasno sliko o kandidatu.

Ugotovitve morajo temeljiti na konkretnih podatkih in dejstvih

Naše ugotovitve ne smejo temeljiti na površinskih vtisih. Na delovne navade lahko sklepamo samo iz dejstev kot npr. navajenost na delo v mladosti, delo prek polnega delovnega časa, dodatno honorarno delo po službi, uspešen zaključek šolanja ob delu, številne honorarne zaposlitve med študijem ipd.

     Filozofija intervjuja

Najboljši način, da izvemo, kako se bo kandidat vedel in delal v prihodnosti, je, da raziščemo, kako je to počel v preteklosti.

Čeprav večina posameznikov skozi svojo kariero osebnostno raste in se razvija, pa je le malo ljudi sposobnih v kratkem času popolnoma spremeniti svoje vedenje. Če neki kandidat trdo dela vse življenje, je zelo verjetno, da bo trdo delal tudi na prihodnjem delovnem mestu. Prav zato je treba njegovo zgodovino raziskati sistematično in kronološko.

       Funkcije intervjuja

 Glavna naloga izpraševalca pri intervjuju je:

 Ugotoviti primernost kandidata v skladu z zahtevami delovnega mesta

Temeljno izhodišče za ugotavljanje primernosti kandidata ne sme biti splošni vtis o tem, koliko nam je všeč ali ne, kako dober prvi vtis je ustvaril ipd. Osnovni kriteriji za oceno primernosti so podani v analizi oz. opisu delovnih mest, ki smo ju obravnavali v prvih številkah mesečnika.

Oceniti pomembnejše osebnostne poteze, motivacijo in vedenjske vzorce

Ovrednotiti nekatere kandidatove sposobnosti

Ustrezna ocena miselnih sposobnosti igra posebno vlogo pri sprejemanju kandidatov na zahtevnejša delovna mesta.

Takšni kandidati morajo imeti potenciale za razvoj ter dobršno mero inteligentnosti, da lahko uspevajo v poklicu. Pri tej oceni so nam v veliko pomoč prav psihološki testi. Tudi ob pomoči intervjuja pa jih lahko precej zanesljivo ocenimo.

Opozoriti na prednosti in slabosti kandidata

Oceniti moramo tudi, ali prednosti kandidata prevladajo nad pomanjkljivostmi. Intervju, ki ne opozori na nikakršne pomanjkljivosti kandidata, je vsekakor slab intervju. Dobra podlaga za pogovor o prednostih in pomanjkljivostih je izpolnjen kadrovski vprašalnik, ki smo ga obravnavali v eni od preteklih številk.

Struktura intervjuja

Dober intervju je sistematičen in strukturiran. Obstajajo tri glavna področja, ki jih moramo z intervjujem pokriti, in sicer:

• Delovna zgodovina (55–65 min.)
• Šolanje in izobraževanje (15–20 min.)
• Socialna prilagojenost (5–10 min.)

Časovni načrt velja za selekcijo zelo zahtevnih kadrov. Kadar imamo opravka z manj zahtevnimi kadri, je intervju lahko tudi za polovico krajši.

Vsako področje moramo izčrpno pokriti, preden preidemo na naslednje.

Paziti moramo, da ne izpustimo nobene pomembne informacije s posameznega področja. Zato si vnaprej oblikujemo shemo vprašanj, ki jih moramo opraviti na nekem področju. Primer sheme bomo predstavili v zadnjem sklopu.

Če se nam zgodi, da smo kljub vsemu pozabili obravnavati neko vprašanje s prejšnjega področja, ga ne postavimo takoj, ampak raje na koncu intervjuja. Kadar namreč preskakujemo s področja na področje, lahko kandidata zmedemo in začnemo izgubljati informacije. Spontanost pogovora se zaradi miselnih preskokov tako prekine.

      Tehnike kontrole

Tehnike kontrole nam omogočajo predvsem:

• primerno pokritje vsakega od področij intervjuja (delovno zgodovino, šolanje in izobraževanje ter socialno prilagojenost),
• poglobitev v ključne vidike posameznikovih izkušenj in osebnostnih potez ter
• ekonomičen in učinkovit izkoristek časa izpraševalca.

S temi tehnikami precej vplivamo na kandidatovo pripravljenost, da nam zaupa vse pomembne informacije – tudi tiste, ki so zanj manj prijetne in bi jih na začetku najraje prikril ali zaobšel. Te tehnike so:

Preračunana pavza

Preračunana pavza je zavestna tehnika, ki jo voditelj intervjuja uporabi takrat, ko kandidat preneha govoriti, ne da bi odgovoril na vse vidike vprašanja.

Voditelj intervjuja počaka nekaj sekund in ne reče ničesar (molči). Pri tem usmeri pogled v kandidata, na obrazu pa ima izraz pričakovanja.

S tem kandidatu povemo, da od njega pričakujemo še dodatne informacije. Teh nekaj trenutkov tišine že pomeni tolikšen pritisk na kandidata, da odgovor nadaljuje z namenom, da razbije to napetost.

Če kandidat ne nadaljuje poročanja v nekaj sekundah, ga mora voditelj intervjuja razbremeniti pritiska tako, da postavi novo ali dopolnilno vprašanje. Če pritisk s podaljševanjem premora preveč povečujemo, lahko tvegamo izgubo spontanega poročanja in blokiranje kandidata.

Prav tako je priporočljivo, da preračunane pavze ne uporabljamo prepogosto. 

Nebesedna komunikacija

Izrazi obraza, drža telesa, pogledi in druga nebesedna komunikacija predstavljajo 55 % sporočila. Zato je zelo pomembno, kako nebesedno izražate svoje odzive na kandidatove odgovore.

Ko nam kandidat podaja informacije o sebi, imejmo na obrazu izraz pričakovanja. Ta vključuje nasmeh in nekoliko privzdignjene obrvi. S tem damo kandidatu občutek sprejetosti.

Pomembno je, da ste med intervjujem refleksivni. Ko se kandidat nasmehne, mu vrnite nasmeh, ko govori o neprijetnih stvareh, naj bo vaš obraz sočuten in resen.

Med podajanjem odgovorov bodite pozorni na njegove besede, večkrat prikimajte in ga poglejte v oči – tako mu daste vedeti, da ga aktivno poslušate in da imate pozitiven odnos do njega. S tem pomagamo kandidatu, da se odpre in lažje poroča tudi o manj prijetnih lastnostih in potezah.

V takem primeru se morate za vsako ceno izogibati izrazom neodobravanja (odkimavanje, očitajoč pogled ipd.). Kakor hitro bo kandidat začutil, da ste negativno razpoloženi do vsebine njegovih odgovorov, se bo zaprl vase in takšnih informacij ne bo več posredoval.

Pomemben je tudi ton glasu, s katerim sprašujemo. Z načinom, kako določeno stvar povemo, posredujemo namreč 38 % celotnega sporočila, zato naj ton ne bi izražal groženj, zavračanja, razočaranja, jeze, razburjenosti ipd.

Spodbuda oz. podkrepitev

Podkrepitev pomeni pozitiven odziv na kandidatove odgovore.

Uporabljamo jo, ko nam govori o svojih uspehih, visokih ocenah v šoli, napredovanju, pohvalah, nadurnem delu. S tem ga spodbudimo, da nam pove še kaj več o tej temi.

Ko kandidat vidi, da ugodno sprejemate njegove dosežke, je v odgovorih veliko bolj spontan in odkrit. Tudi o svojih pomanjkljivostih bo zato govoril z manjšim odporom.

Pri človeku ima takšna podkrepitev podoben učinek, kot ga ima kaplja olja na zarjavele ležaje. Potreba po priznanju in sprejetju je namreč ena od temeljnih človekovih socialnih potreb. Če ji znamo ugoditi, ljudje to zelo cenijo.

Podkrepitve so lahko verbalne ali neverbalne.

Pri kandidatih, ki so samozavestni in imajo zaupanje vase, zadoščajo občasne neverbalne podkrepitve (prikimavanje, izraz odobravanja na obrazu, "Mhm" ...).

Pri bolj plahih in negotovih kandidatih pa bomo uporabljali več verbalnih podkrepitev ("Super", "Odlično", "To je bilo pa res dobro" ...). Ti namreč potrebujejo veliko več spodbud kot samozavestni in odločni kandidati.

Ublažitev negativnih informacij

Uporabljamo jo samo, ko nam oseba sporoča neprijetne ali negativne informacije oz. nezaželene lastnosti o sebi.

Na te informacije se seveda ne smemo odzvati negativno, pač pa poskušamo zmanjšati njihov pomen. S tem omogočimo kandidatom, da lažje in bolj odkrito govorijo o teh lastnostih (npr. težave z matematiko v šoli, pomanjkanje samozaupanja ipd.).

Kritične pripombe na kandidatove pomanjkljivosti lahko v hipu povzročijo blokiranje odkritega odgovarjanja.

Prekinitev kandidata

Prekinitev je pomembno orodje za nadzor časa trajanja intervjuja.

Včasih namreč kandidati zaidejo v prevelike podrobnosti ali na področja, ki za nas niso pomembna in nas posebno ne zanimajo. Zato jih moramo njihovo pozornost usmeriti nazaj na izhodiščno temo.

Seveda ni vljudno, če kandidata prekinemo na sredini stavka, kot tudi ni učinkovito, če mu dovolimo, da stavek dokonča. V istem trenutku bo namreč začel oblikovati novega.

Prekinemo ga tik pred koncem stavka, takrat ko je misel že izoblikoval, stavka pa še ni povedal čisto do konca. Temu pravimo timing prekinitve. Ker bi direktna prekinitev lahko pri njem porodila neprijetne občutke, jo mora vedno spremljati pozitiven komentar, podkrepitev ali spodbuda (npr. "To je pa zelo zanimivo, vendar ...").

Omilitev učinka direktnih vprašanj

Velikokrat so voditelji intervjuja preveč neposredni in malce grobi pri postavljanju vprašanj.

Takšna vprašanja lahko kandidata blokirajo, ker se začne počutiti neprijetno, pogovor pa postane precej podoben policijski preiskavi.

Posledica tega je velikokrat prekinitev spontanega odgovarjanja. Da omilimo takšna vprašanja, uporabimo t. i. uvodne fraze ("mogoče", "lahko", "do določene mere", "na neki način" ...).

V naslednji številki si bomo ogledali različne tipe in tehnike postavljanja vprašanj. To so temeljna orodja za vodenje intervjuja. V prihodnjih številkah pa si bomo ogledali, kako z uporabo teh orodij analiziramo vsebino pogovora in sklepamo o primernosti kandidata.

Veliko več informacij o selekcijskem intervjuju boste našli v praktičnem priročniku:

Kragelj, Radovan: Vodenje in vrednotenje selekcijskega intervjuja;
Center za psihodiagnostična sredstva, Ljubljana 1998.

Priročnik je mogoče naročiti pri:
Centru za psihodiagnostična sredstva, d. o. o.
(ga. Maja Bernat)
Parmova 39
1000 Ljubljana
E-pošta: maja.bernat@center-pds.si

NASLEDNJIČ: Vodenje in vrednotenje selekcijskega intervjuja (2.del)

Do naslednjič Vas lepo pozdravljam in Vam želim prijetno decembersko

praznovanje ter veliko, veliko lepega v letu 2004,

Radovan Kragelj